Kuva Shutterstock
Kuva Shutterstock

Taas meni päivä eikä oikeita töitä ehtinyt tehdä lainkaan. Stressi helpottuu, kun opettelet 3 uutta rutiinia.

Työ tuntuu usein kiireiseltä ja kaoottiselta. Mutta onko se oikeasti sellaista? Johtuuko kaaos enemmän ajankäytön ongelmista tai töiden huonosta organisoinnista?

Valmennuskonsultti Jari Vuorenmaan mukaan kyse on molemmista. Työn luonne on muuttunut, mutta myös rutiinit kaipaavat päivitystä.

– Yhä useampi tekee tietotyötä reaaliajassa ja yhteistyössä toisten kanssa. Työn pirstaleisuus syö keskittymiskykyä ja vähentää hallinnan

tunnetta. Toisaalta tieto- tai asiantuntijatyötä tekevät ovat pitkälti itse vastuussa työnsä organisoinnista. Jos näitä taitoja ei ole, työpäivät alkavat

tuntua raskailta.

Monen oma arvio töiden jakautumisesta on yleensä seuraavanlainen: 70 prosenttia tehtävistä on välitöntä reagointia vaativaa ”sälää” ja vain 30 prosenttia sellaisia, joita tehdään pidemmällä aikajänteellä. Näitä kutsutaan usein myös ”oikeiksi töiksi”.

– Kun vastailemme vähän väliä sähköposteihin ja vilkuilemme kännykkää, aivot tottuvat jatkuvaan reagoimiseen ja ympäristön havainnointiin.

Tällöin on vaikeaa pysähtyä ja keskittyä pitkän tähtäimen hommiin.

Aivomme virittyvät huomaa ja suorita -tilaan jo aamusta, sillä moni aloittaa työpäivänsä avaamalla sähköpostin.

– Nopea reagoiminen asioihin ja ”teen tämän heti alta pois” -mentaliteetti luovat mielikuvan tehokkuudesta, mutta työpäivän päätteeksi olo on usein pettynyt: En tänäänkään saanut aikaiseksi sitä mitä olisin halunnut tehdä. Tämä vähentää työtyytyväisyyttä ja hallinnan tunnetta, Jari Vuorenmaa huomauttaa.

1. RUTIINI Ota sähköposti haltuun

Ennen kuin alkaa järjestää työrutiinejaan uusiksi, on tärkeää tiedostaa, mikä on oma haaste ajankäytön suhteen. Millaisissa tilanteissa huomio herpaantuu ja työpäivän hallinta katoaa?

– Usein puhutaan ajankäytöstä vaikka oikeasti kyse on työtavoista ja -tottumuksista. Miten yleensä teen asiat ja miten voisin toimia toisin?

Tutkimusten mukaan sähköposti on aikasyöppö ja aivojen häiriötekijä numero yksi.

– Meilien vilkuilu pirstaloi ajattelua ja pidentää työpäivää, Vuorenmaa kuvailee.

Lyhyet keskeytykset nostavat myös stressitasoa. Vaikka keskeytys olisi vain vilkaisu pop-up-ikkunaan, se vaikuttaa kokonaiskuormitukseen.

Huomion kiinnittäminen sähköpostin käsittelytapoihin voi olla pieni muutos, joka mullistaa tapasi tehdä töitä.

Älä mene aamulla automaattisesti sähköpostiin vaan kalenteroi päivääsi muutama keskittynyt sähköpostinkäsittelysessio. Muina aikoina älä edes

vilkaise meileihin ja sulje hälytysäänet myös puhelimesta. Pysy tarkkana iltaisinkin.

– Työterveyslääkärien mukaan viimeisen työsähköpostin lukemisen ja nukkumaanmenon väliin tulisi jäädä vähintään kaksi tuntia, jotta aivot

ehtivät levätä riittävästi. Jos sähköpostin käyttöä ei opettele rajoittamaan, aivot ovat koko ajan kuormittavassa online-tilassa.

Sähköpostikoukussa olevien kannattaa kokeilla myös seuraavaa niksiä: Aloita seuraava tehtävä ennen kuin menet kahvi- tai lounastauolle. Tee uutta hommaa edes puoli minuuttia. Palattuasi tauolta työpisteessä on selkeä ja konkreettinen tehtävä odottamassa, eikä sinun tarvitse eksyä meiliin etsimään uusia tehtäviä.

2. RUTIINI Palastele isommat työt

Monilla niin sanotut oikeat työt ovat niitä isompia ja tärkeämpiä projekteja, joiden edistäminen jää helposti sälän jalkoihin. Niihin tarttumista tulee lykättyä myös siksi, että ne tuntuvat liian hankalilta tai jopa pelottavilta, eikä oikein tiedä mistä aloittaisi.

Isoja kokonaisuuksia kannattaa pilkkoa pienemmiksi, tekemisen kokoisiksi palasiksi.

– Pysähdy esimerkiksi perjantaisin miettimään isoja kokonaisuuksia ja palastele ne maksimissaan 40 minuutin kokoisiksi palasiksi. Maanantaiaamuna työpaikalla odottaa työn imua aikaansaavia, tekemisen kokoisia asioita, joihin on helppo tarttua, Vuorenmaa suosittelee.

Hänen mielestään on huolestuttavaa, että monen aivot karkaavat viikonlopun aikana työasioihin tai hommat aloitetaan jo sunnuntai-iltana.

– Tällöin aivot eivät usko, että sinulla on homma hanskassa. Aivot kannattaisi totuttaa siihen, että työt jätetään perjantaisin fyysisesti ja konkreettisesti johonkin listaan työpaikalle. Aivot voivat tällöin renoutua ja luottaa, että kokonaiskuva on mietitty valmiiksi ja seuraavalle viikolle on luotu selkeät tavoitteet.

Ilman riittävää lepoa tehokkuus kärsii. Tietotyöläiset kuvittelevat helposti, että paljon ja pitkään tekeminen olisi tehokasta, mutta asia on päinvastoin.

3. RUTIINI Luo erilaisia päiviä

Töiden ja ajankäytön hallintaa voi parantaa myös luomalla päiviin ja työviikkoihin positiivisia rutiineja. Se onnistuu keräämällä erityyppisiä töitä tietyille päiville.

Harvardin yliopistossa tehdyssä tutkimuksessa seurattiin IT-alan firmassa työskentelevien luovuutta ja kiireen tunnetta työviikon sisällä. Kävi ilmi, että työntekijät mielsivät maanantait ja perjantait rauhallisemmmiksi, kun taas torstai oli kaikista kiireisin päivä.

Jari Vuorenmaan mukaan kiirerytmi vaihtelee töiden mukaan, mutta hän uskoo, että kiireen tunnetta pystyy ennakoimaan.

– Työviikkoa voi järjestää vaikka siten, että kasaa löyhemmille päiville tehtäviä, joissa joutuu ajattelemaan, suunnittelemaan ja keräämään tietoa. Kiireiset päivät ovat parempia operatiiviseen työskentelyyn. Tällöin ei tarvitse luoda uutta tai edes ajatella syvällisesti, vaan pelkkä tekeminen riittää.

Töitä voi rytmittää myös päiväkohtaisesti. Jos vireys on parhaimmillaan aamulla, kannattaa välttää sähköpostia ja keskittyä asialistalla oleviin isompiin kokonaisuuksiin.

Iltapäivällä kun keskittyminen hieman herpaantuu, voi edistää pienempiä sälähommia.

Uusien työtapojen oppiminen edellyttää, että päähuomio täytyy ensin kääntää itseen ja ottaa vastuu. Organisaation syyttelystä tyyliin: ”Meillä tulee niin paljon sähköpostia”, ”Meillä pitää reagoida nopeasti” tai ”Meillä ei pysty keskittymään” ei ole hyötyä.

Kun tiedostaa omat haasteet, niihin pystyy myös itse vaikuttamaan. Jos saat kollegan innostumaan mukaan, voitte motivoida ja sparrata toisianne.

Tunnista tyyppisi, niin työ sujuu

Jos työt eivät pysy hanskassa, syynä voi olla persoonallisuustyyppisi. Kun tunnistat omasi, pystyt paremmin ennakoimaan tilanteet, joissa huomio herpaantuu. Saatat löytää tuttuja piirteitä molemmista ryhmistä.

Yksi asia kerrallaan -tyyppi

Monokroninen eli yksiaikainen tyyppi haluaa keskittyä yhteen asiaan kerrallaan. Hän suunnittelee päivänsä ja käyttää usein listoja. Hänelle deadline on oikeasti deadline, josta pidetään kiinni. Täsmällisyys on hyve ja hän stressaantuu helposti, jos asiat eivät edisty. Kaikki asiat tuntuvat yhtä tärkeiltä, ja ne pitää vain hoitaa.

HAASTEET Asioita on liikaa

Monokroninen persoonallisuus tekee päivistään helposti liian täysiä. Hän ei ota laatimissaan työlistoissa huomioon, että päivän aikana tapahtuu paljon asioita, joita ei löydy listalta. Äkilliset, uudet työt kuormittavat ja häiritsevät keskittymistä. Hän on työpäivän päättyessä pettynyt, koska ei saavuttanut itselleen asettamiaan tavoitteita.

TEE NÄIN, saat LISÄÄ JOUSTOA

Mieti, miten saisit lisää väljyyttä ja joustoa työpäivääsi. Jätä ainakin 40 prosenttia työpäivästä suunnittelematta, jotta sinne mahtuisi päivittäinen sälä ja akuutit asiat. Joustavuus lisääntyisi, jos tekisit päiväkohtaisten työlistojen sijaan viikkokohtaisia suunnitelmia. Ole armollisempi itseäsi

kohtaan ja priorisoi: Mitkä asiat ovat oikeasti tärkeitä ja missä tehtävissä voi joustaa? Riittäisikö joskus vähempikinlaatu?

Monta rautaa tulessa -tyyppi

Polykroninen eli moniaikainen persoona nauttii tehdessään useita töitä limittäin. Hän ei käytä listoja vaan päättää tilannekohtaisesti, mikä tehtävä on tärkein. Hän avaa aamulla sähköpostin ja alkaa reagoida meileihin. Hän on joustava myös deadlinen suhteen, sillä myöhästyminen ei kaada hänen maailmaansa.

HAASTEET Keskittyminen on hankalaa

Kun aivot skannaavat koko ajan ympäristöä, huomio karkaa helposti. Polykroninen persoonallisuus tarkistaa vähän väliä sähköpostia, Facebookia... Moni ei pysty keskittymään avokonttorissa, joten vaativat työt tehdään kun muut ovat lähteneet tai illalla kotona. Isompien töiden aloitus viivästyy ja ne tulee tehtyä viime tipassa.

TEE NÄIN EROON HÄIRIÖTEKIJÖISTÄ

Totuttele käymään sähköpostissa vain muutaman kerran päivässä. Laita tehtävät listaan, jotta saat huomion pidemmän aikavälin tehtäviin ja pystyt aloittamaan ne ajoissa. On helpompi priorisoida, kun asiat ovat listassa eivätkä muistin varassa. Poista ympäristöstä häiritsevät impulssit kuten sähköpostin pop-up-ikkunat ja käytä kuulokkeita. Älä myöskään vilkuile kännykkää liian usein. Opettele sanomaan ei – myös itsellesi.

Kuva Shutterstock
Kuva Shutterstock

Amerikkalaista tautiluokitusta käytetään Suomessa vain harvoin, mutta se kuvaa hyvin narsismiin kuuluvia piirteitä. Vähintään viisi näistä vaaditaan:

  • Suuret käsitykset itsestä, saavutusten liioittelu.
  • Keskittyminen mielikuviin rajattomasta menestyksestä, voimasta, kauneudesta tai suuresta rakkaudesta.
  • Usko omasta ainutlaatuisuudesta, jota vain muut huomattavat henkilöt tai tahot voivat ymmärtää.
  • Jatkuva ihailun vaatiminen.
  • Koettu oikeus erityiskohteluun.
  • Muiden hyväksikäyttö.
  • Empatian puute.
  • Kateus tai uskomus muiden kateellisuudesta.
  • Ylimielisyys ja röyhkeys.

Artikkeli jatkuu alapuolella
Narsisti - suuri ja hauras
Mieli
Narsisti - suuri ja hauras

 

Varo näitä!

1. NARSISTITARKASTUS

Jos työyhteisössä on ilmapiiriongelmia, paikalle saatetaan kutsua ”ammattilainen” tunnistamaan sen myrkyttäjä, joka sitten irtisanotaan. Näillä tarkastuksilla ei näytä olevan mitään tieteellistä pohjaa, joten periaatteessa kuka tahansa on vaarassa joutua leimatuiksi ja jäädä ilman työtä.

2. NARSISTILEIMA

Joskus oikeusprosessissa luodaan illuusio toisen osapuolen narsistisuudesta. Se voi heikentää tämän uskottavuutta oikeuden edessä. Narsistin tai psykopaatin leima voi ohjata oikeuden päätöksiä ja johtaa leimatun kannalta epäsuotuisaan ratkaisuun.

Asiantuntija: Hannu Lauerma, vastaava ylilääkäri, Psykiatrinen vankisairaala.

Kuva Shutterstock
Kuva Shutterstock

Tunteet äitiä kohtaan saattavat piinata tytärtä pitkälle aikuisuuteen. Miten vapautua vihasta, syyllisyydestä ja häpeästä?

”Olen kuusivuotias ja seison jakkaralla keittiön peilin edessä. Äiti on nyrhinyt otsatukkani niin että se jököttää piikkisuorana ja liian lyhyenä. Äiti sanoi, että tukka meni pilalle. Mutta ei se ole mikään pillittämisen aihe, iso tyttö. Kampaan hiuksiani kylppärin peilin ääressä, olen 48. En osaa päättää, laittaisinko ne kiinni vai jättäisinkö auki. Äiti sanoi, ettei vanhalle naiselle sovi pitkät hiukset ainakaan valtoimenaan auki. Hän taitaa olla oikeassa. Ei minusta saa nättiä, olivatpa hiukseni millä mallilla tahansa.” Nainen, 48

Miksi äiti herättää niin voimakkaita tunteita tyttäressä? Syyllisyyttä, ahdistusta, häpeää, voimattomuutta?

Sekä rakkautta että vihaa?

– Äiti on ainutlaatuisin ihminen jokaisen elämässä: ensimmäinen hoitaja, ensimmäinen rakkauden ja halun kohde. Jo se luo pohjaa voimakkaille tunteille, psykoanalyytikko Elina Reenkola sanoo.

Lapsi odottaa äidiltä enemmän kuin keneltäkään muulta. Äidin pitäisi olla kaikkivoipa, suojella kaikelta pahalta ja auttaa kaikessa.

Nautinto vai pettymys?

Jokainen lapsi joutuu väistämättä pettymään odotuksissaan. Rakkauden ja vihan ristiriitaiset tunteet heräävät, koska äiti, josta lapsi on riippuvainen, tuottaa hänelle pettymyksiä.

Lisäksi äidin ja tyttären suhde on erityislaatuinen. Tyttärelle äiti on sekä psyykkinen että fyysinen samastumisen kohde. Reenkolan mukaan samuuden ja läheisyyden kokemus äidin ja tyttären välillä on parhaimmillaan nautinnollinen. Aikuisena nainen haluaa kokea saman paratiisin oman vauvansa kanssa.

Huonoimmillaan suhde äitiin voi olla kylmä, etäinen ja pettymysten täyttämä.

– Lapsena koettu tunteiden ketju (pettymys-viha-syyllisyys-häpeä) äitiä kohtaan saattaa herätä aikuisessa tyttäressä: miten voin sanoa omalle äidille noin rumasti, miten äiti kestää, Elina Reenkola kuvailee.

Enkö kelpaa tällaisena?

Pieninä annoksina pettymykset auttavat irtaantumaan äidistä terveellä tavalla.

– Ennen kaikkea lapsen pitäisi saada kokea, että hän kelpaa vanhemmilleen sellaisena kuin on. Kasvaakseen hän tarvitsee kannustusta ja ihailua.

Tyttären ruumiinkuvaa – käsitystä itsestä – muokkaa se, millä tavoin äiti suhtautuu tytön kehoon, sen hoitamiseen ja miten äiti opastaa tytärtään suojelemaan ruumistaan huonolta kohtelulta.

Äiti saattaa olla tyytymätön tyttärensä ulkonäköön – samoin kuin omaansa – jolloin tytär kokee, ettei hän kelpaa. Etenkin, jos äiti kohtelee tytärtään kylmästi ja pilkallisesti.

– Silloin lapsi häpeää itseään ja kokee syyllisyyttä tunteistaan. Hän syyttää mieluummin itseään ja on solidaarinen äidille, koska äiti on hänelle elintärkeä, Elina Reenkola sanoo.

– Ruoka, vaatteet, laukut, alkoholi, huumeet, shoppailu, vaihtuvat miessuhteet tai kauneusleikkaukset voivat olla aikuisen tyttären yrityksiä paikata tunnetta oman ruumiinsa kelpaamattomuudesta.

Elina Reenkolan mukaan motiivina silikonirintojen hankkimiselle on usein tarve saada täydellinen vartalo ja tukahduttaa sietämättömät epätäydellisyyden tunteet.

– Syvää psyykkistä huonommuuden tunnetta tällaiset ratkaisuyritykset eivät lievitä, vaan hauras ruumiinkuva palaa, Elina Reenkola sanoo.

Vihasta ja katkeruudesta eteenpäin?

– Ensin on saatava kosketus oman lapsuuden satuttaviin kokemuksiin ja omaan vihaan. Sen jälkeen helpottaa, jos voi itkeä ja surra. Omaa historiaa ei voi muuttaa, mutta sen voi suremalla jättää taakseen, Elina Reenkola sanoo.

Jos nainen onnistuu tässä, hän ei enää siirrä huomaamatta haavoittavia kokemuksia omille lapsilleen.

Korjaavia kokemuksia tarjoaa myös hyvä rakkaussuhde ja ystävyyssuhteet, joissa tulee kuulluksi, nähdyksi ja arvostetuksi omana itsenään.