Kuva Shutterstock
Kuva Shutterstock

Taas meni päivä eikä oikeita töitä ehtinyt tehdä lainkaan. Stressi helpottuu, kun opettelet 3 uutta rutiinia.

Työ tuntuu usein kiireiseltä ja kaoottiselta. Mutta onko se oikeasti sellaista? Johtuuko kaaos enemmän ajankäytön ongelmista tai töiden huonosta organisoinnista?

Valmennuskonsultti Jari Vuorenmaan mukaan kyse on molemmista. Työn luonne on muuttunut, mutta myös rutiinit kaipaavat päivitystä.

– Yhä useampi tekee tietotyötä reaaliajassa ja yhteistyössä toisten kanssa. Työn pirstaleisuus syö keskittymiskykyä ja vähentää hallinnan

tunnetta. Toisaalta tieto- tai asiantuntijatyötä tekevät ovat pitkälti itse vastuussa työnsä organisoinnista. Jos näitä taitoja ei ole, työpäivät alkavat

tuntua raskailta.

Monen oma arvio töiden jakautumisesta on yleensä seuraavanlainen: 70 prosenttia tehtävistä on välitöntä reagointia vaativaa ”sälää” ja vain 30 prosenttia sellaisia, joita tehdään pidemmällä aikajänteellä. Näitä kutsutaan usein myös ”oikeiksi töiksi”.

– Kun vastailemme vähän väliä sähköposteihin ja vilkuilemme kännykkää, aivot tottuvat jatkuvaan reagoimiseen ja ympäristön havainnointiin.

Tällöin on vaikeaa pysähtyä ja keskittyä pitkän tähtäimen hommiin.

Aivomme virittyvät huomaa ja suorita -tilaan jo aamusta, sillä moni aloittaa työpäivänsä avaamalla sähköpostin.

– Nopea reagoiminen asioihin ja ”teen tämän heti alta pois” -mentaliteetti luovat mielikuvan tehokkuudesta, mutta työpäivän päätteeksi olo on usein pettynyt: En tänäänkään saanut aikaiseksi sitä mitä olisin halunnut tehdä. Tämä vähentää työtyytyväisyyttä ja hallinnan tunnetta, Jari Vuorenmaa huomauttaa.

1. RUTIINI Ota sähköposti haltuun

Ennen kuin alkaa järjestää työrutiinejaan uusiksi, on tärkeää tiedostaa, mikä on oma haaste ajankäytön suhteen. Millaisissa tilanteissa huomio herpaantuu ja työpäivän hallinta katoaa?

– Usein puhutaan ajankäytöstä vaikka oikeasti kyse on työtavoista ja -tottumuksista. Miten yleensä teen asiat ja miten voisin toimia toisin?

Tutkimusten mukaan sähköposti on aikasyöppö ja aivojen häiriötekijä numero yksi.

– Meilien vilkuilu pirstaloi ajattelua ja pidentää työpäivää, Vuorenmaa kuvailee.

Lyhyet keskeytykset nostavat myös stressitasoa. Vaikka keskeytys olisi vain vilkaisu pop-up-ikkunaan, se vaikuttaa kokonaiskuormitukseen.

Huomion kiinnittäminen sähköpostin käsittelytapoihin voi olla pieni muutos, joka mullistaa tapasi tehdä töitä.

Älä mene aamulla automaattisesti sähköpostiin vaan kalenteroi päivääsi muutama keskittynyt sähköpostinkäsittelysessio. Muina aikoina älä edes

vilkaise meileihin ja sulje hälytysäänet myös puhelimesta. Pysy tarkkana iltaisinkin.

– Työterveyslääkärien mukaan viimeisen työsähköpostin lukemisen ja nukkumaanmenon väliin tulisi jäädä vähintään kaksi tuntia, jotta aivot

ehtivät levätä riittävästi. Jos sähköpostin käyttöä ei opettele rajoittamaan, aivot ovat koko ajan kuormittavassa online-tilassa.

Sähköpostikoukussa olevien kannattaa kokeilla myös seuraavaa niksiä: Aloita seuraava tehtävä ennen kuin menet kahvi- tai lounastauolle. Tee uutta hommaa edes puoli minuuttia. Palattuasi tauolta työpisteessä on selkeä ja konkreettinen tehtävä odottamassa, eikä sinun tarvitse eksyä meiliin etsimään uusia tehtäviä.

2. RUTIINI Palastele isommat työt

Monilla niin sanotut oikeat työt ovat niitä isompia ja tärkeämpiä projekteja, joiden edistäminen jää helposti sälän jalkoihin. Niihin tarttumista tulee lykättyä myös siksi, että ne tuntuvat liian hankalilta tai jopa pelottavilta, eikä oikein tiedä mistä aloittaisi.

Isoja kokonaisuuksia kannattaa pilkkoa pienemmiksi, tekemisen kokoisiksi palasiksi.

– Pysähdy esimerkiksi perjantaisin miettimään isoja kokonaisuuksia ja palastele ne maksimissaan 40 minuutin kokoisiksi palasiksi. Maanantaiaamuna työpaikalla odottaa työn imua aikaansaavia, tekemisen kokoisia asioita, joihin on helppo tarttua, Vuorenmaa suosittelee.

Hänen mielestään on huolestuttavaa, että monen aivot karkaavat viikonlopun aikana työasioihin tai hommat aloitetaan jo sunnuntai-iltana.

– Tällöin aivot eivät usko, että sinulla on homma hanskassa. Aivot kannattaisi totuttaa siihen, että työt jätetään perjantaisin fyysisesti ja konkreettisesti johonkin listaan työpaikalle. Aivot voivat tällöin renoutua ja luottaa, että kokonaiskuva on mietitty valmiiksi ja seuraavalle viikolle on luotu selkeät tavoitteet.

Ilman riittävää lepoa tehokkuus kärsii. Tietotyöläiset kuvittelevat helposti, että paljon ja pitkään tekeminen olisi tehokasta, mutta asia on päinvastoin.

3. RUTIINI Luo erilaisia päiviä

Töiden ja ajankäytön hallintaa voi parantaa myös luomalla päiviin ja työviikkoihin positiivisia rutiineja. Se onnistuu keräämällä erityyppisiä töitä tietyille päiville.

Harvardin yliopistossa tehdyssä tutkimuksessa seurattiin IT-alan firmassa työskentelevien luovuutta ja kiireen tunnetta työviikon sisällä. Kävi ilmi, että työntekijät mielsivät maanantait ja perjantait rauhallisemmmiksi, kun taas torstai oli kaikista kiireisin päivä.

Jari Vuorenmaan mukaan kiirerytmi vaihtelee töiden mukaan, mutta hän uskoo, että kiireen tunnetta pystyy ennakoimaan.

– Työviikkoa voi järjestää vaikka siten, että kasaa löyhemmille päiville tehtäviä, joissa joutuu ajattelemaan, suunnittelemaan ja keräämään tietoa. Kiireiset päivät ovat parempia operatiiviseen työskentelyyn. Tällöin ei tarvitse luoda uutta tai edes ajatella syvällisesti, vaan pelkkä tekeminen riittää.

Töitä voi rytmittää myös päiväkohtaisesti. Jos vireys on parhaimmillaan aamulla, kannattaa välttää sähköpostia ja keskittyä asialistalla oleviin isompiin kokonaisuuksiin.

Iltapäivällä kun keskittyminen hieman herpaantuu, voi edistää pienempiä sälähommia.

Uusien työtapojen oppiminen edellyttää, että päähuomio täytyy ensin kääntää itseen ja ottaa vastuu. Organisaation syyttelystä tyyliin: ”Meillä tulee niin paljon sähköpostia”, ”Meillä pitää reagoida nopeasti” tai ”Meillä ei pysty keskittymään” ei ole hyötyä.

Kun tiedostaa omat haasteet, niihin pystyy myös itse vaikuttamaan. Jos saat kollegan innostumaan mukaan, voitte motivoida ja sparrata toisianne.

Tunnista tyyppisi, niin työ sujuu

Jos työt eivät pysy hanskassa, syynä voi olla persoonallisuustyyppisi. Kun tunnistat omasi, pystyt paremmin ennakoimaan tilanteet, joissa huomio herpaantuu. Saatat löytää tuttuja piirteitä molemmista ryhmistä.

Yksi asia kerrallaan -tyyppi

Monokroninen eli yksiaikainen tyyppi haluaa keskittyä yhteen asiaan kerrallaan. Hän suunnittelee päivänsä ja käyttää usein listoja. Hänelle deadline on oikeasti deadline, josta pidetään kiinni. Täsmällisyys on hyve ja hän stressaantuu helposti, jos asiat eivät edisty. Kaikki asiat tuntuvat yhtä tärkeiltä, ja ne pitää vain hoitaa.

HAASTEET Asioita on liikaa

Monokroninen persoonallisuus tekee päivistään helposti liian täysiä. Hän ei ota laatimissaan työlistoissa huomioon, että päivän aikana tapahtuu paljon asioita, joita ei löydy listalta. Äkilliset, uudet työt kuormittavat ja häiritsevät keskittymistä. Hän on työpäivän päättyessä pettynyt, koska ei saavuttanut itselleen asettamiaan tavoitteita.

TEE NÄIN, saat LISÄÄ JOUSTOA

Mieti, miten saisit lisää väljyyttä ja joustoa työpäivääsi. Jätä ainakin 40 prosenttia työpäivästä suunnittelematta, jotta sinne mahtuisi päivittäinen sälä ja akuutit asiat. Joustavuus lisääntyisi, jos tekisit päiväkohtaisten työlistojen sijaan viikkokohtaisia suunnitelmia. Ole armollisempi itseäsi

kohtaan ja priorisoi: Mitkä asiat ovat oikeasti tärkeitä ja missä tehtävissä voi joustaa? Riittäisikö joskus vähempikinlaatu?

Monta rautaa tulessa -tyyppi

Polykroninen eli moniaikainen persoona nauttii tehdessään useita töitä limittäin. Hän ei käytä listoja vaan päättää tilannekohtaisesti, mikä tehtävä on tärkein. Hän avaa aamulla sähköpostin ja alkaa reagoida meileihin. Hän on joustava myös deadlinen suhteen, sillä myöhästyminen ei kaada hänen maailmaansa.

HAASTEET Keskittyminen on hankalaa

Kun aivot skannaavat koko ajan ympäristöä, huomio karkaa helposti. Polykroninen persoonallisuus tarkistaa vähän väliä sähköpostia, Facebookia... Moni ei pysty keskittymään avokonttorissa, joten vaativat työt tehdään kun muut ovat lähteneet tai illalla kotona. Isompien töiden aloitus viivästyy ja ne tulee tehtyä viime tipassa.

TEE NÄIN EROON HÄIRIÖTEKIJÖISTÄ

Totuttele käymään sähköpostissa vain muutaman kerran päivässä. Laita tehtävät listaan, jotta saat huomion pidemmän aikavälin tehtäviin ja pystyt aloittamaan ne ajoissa. On helpompi priorisoida, kun asiat ovat listassa eivätkä muistin varassa. Poista ympäristöstä häiritsevät impulssit kuten sähköpostin pop-up-ikkunat ja käytä kuulokkeita. Älä myöskään vilkuile kännykkää liian usein. Opettele sanomaan ei – myös itsellesi.