Jos tuntuu siltä, että et ehdi mitään, on syytä panna aikasyöpöt kuriin. Tässä kymmenen täsmäohjetta, joilla kiire ja stressi helpottuvat.

1. SUUNNITTELE JOUSTAVASTI

Kaaos on kaiken pahan alku ja juuri. Ilman ennakkosuunnittelua ei voi olla tehokas. Paneudu siis jo etukäteen tulevaan viikkoosi mutta ole suunnitelmissasi joustava. Listaa, mitä aiot saada aikaan ja varaa kalenteristasi aikaa tärkeimmille tehtävillesi.

Voit tarkistaa suunnitelmiasi ja päivittää niitä joka ilta seuraavan työpäivän osalta. Tähän kuluu aikaa vain viitisen minuuttia, ja silloinkin ”annat aikaa ajankäytöllesi”. Kiireen keskellä työtehtävien järjesteleminen ja suunnitteleminen ei onnistuisi yhtä hyvin kuin edellisenä iltana kotona.

2. MUISTA TÄRKEYSJÄRJESTYS

Älä aikatauluta päivääsi kellontarkasti, sillä ohjelma pitää harvoin kutinsa ja sillä on taipumus stressata entisestään. Sen sijaan valitse tehtävistä muutama, jotka ainakin aiot suorittaa.

Laita tehtävät tärkeysjärjestykseen: määritä kolme tärkeintä, loput viisi ovat varatehtäviä, joihin siirryt, kun tärkeimmät on saatu tehtyä. Listan loppuun voit lisätä ”kelluvia” tehtäviä, joita tehdään, jos niille jää aikaa. Niitä voidaan siirtää hyvin ja ilman omantunnontuskia odottamaan parempaa suoritusaikaa.
Jos et ehdi listaamisesta huolimatta tehdä kaikkea, älä stressaa, sillä se on yksi suurimmista aikarosvoistasi. Se varastoi negatiivista energiaa ja on poissa siitä, mihin todellisuudessa pitäisi keskittyä.

3. NIELAISE ENSIN RUMIN SAMMAKKO

Aloitatko päiväsi sähköpostin lukemisella? Yllättävän moni käyttää puuhaan työpäivän energisimmän vaiheen.

Mitäpä jos tekisitkin kaikista tärkeimmät ja haastavimmat työtehtäväsi aamulla ensimmäiseksi. Kiinni vain kuin sika limppuun – se on palkitsevinta ja tuottaa todellista tulosta!

Onnistumiset synnyttävät aina positiivista vireyttä ja niille tulee ahneeksi. Onnistumiseksi voi jo laskea sen, että sait vaikean tai epämieluisan työtehtävän tehdyksi. Loppupäivä sujuu kevyemmin, kun ikävät tehtävät eivät odota jossakin epämääräisessä kohdassa päivää.

4. NIPUTA PALAVERIT

Yksi suurimmista aikarosvoista työpaikoilla on pikapalaverit, joita pidetään ilman ennakkosuunnittelua. Sopikaa tehtävistä, vastuunjaosta ja seurannasta ja pyrkikää yhdessä vaikuttamaan siihen, että käsiteltäviä asioita niputetaan yhteen. Palavereita ei ole syytä pitää kuin 2–3 kertaa viikossa. Tuolloin myös turha osanottajien odottelu vähenee, eikä aikasyöppö vaani siinäkään muodossa.
Varmistukaa, että puhelimet on palaverin aikana suljettu.

Jos palaverin ohjelma on tiedossa, paneudu ehdottomasti siihen etukäteen. Palavereihin valmistautumalla jokainen osanottaja säästää paitsi omaa myös toisten aikaa.

5. KARKOTA TOIMISTOTURISTIT

Joillakin työpaikoilla sosiaalinen kanssakäyminen vie yllättävän suuren osan työpäivästä. Sinäkin varmasti tunnet ”hengailijoita” ja ”toimistoturisteja”, jotka jumiutuvat työpisteeseesi. Älä jää heidän armoilleen vaan ilmoita kohteliaasti, että sinulla on paljon tekemistä. Voit muitta mutkitta tehostaa vaikutusta liimaamalla oveesi ”Ei saa häiritä” -kyltin.

Ellei tämä tehoa, miettikää miten asioita voitaisiin yhdessä järjestää. Olisiko työpaikan tai osaston mahdollista pitää päivittäin yhteinen kahvihetki (tauko) tai peräti kaksi, jolloin on mahdollisuus vaihtaa kuulumisia.

Voitte myös sopia, että järjestelyn seurauksena työhuoneet ovat työskentelyrauhaa varten eikä niissä enää ole lupa kahvitella tai käydä vierailuilla kuin todellisesta asiasta.

6. ÄLÄ OLE SÄHKÖPOSTIN ORJA

Aina kun kirjekuoren kuva välähtää ruutuun, herää kiusaus kurkata, kuka on asialla. Usein se on roskaposti, mutta senhetkinen työtehtäväsi jännite katkesi jo. Pyri lukemaan meilit keskitetysti vaikkapa 2–3 kertaa päivässä ja vastaamaan niihin samalla kertaa. Tuolloin taltutat yhden aikarosvoista.

Yhdeksi hyväksi ratkaisuksi sähköpostiorjuuteen voi suositella sähköpostiohjelman muuttamista siten, että siitä poistetaan ilmoitus ja äänimerkki uudesta viestistä. Voit sen jälkeen autuaan tietämättömänä keskittyä siihen, mikä on sillä hetkellä tärkeää.

7. OTA SÄHKÖPOSTI RENGIKSI

Ei niin pahaa, ettei hyvääkin. Sähköpostin tehokas käyttö voi olla toisaalta myös aikasi säästäjä. Joillakin työpaikoilla asioita hoidetaan jo pääsääntöisesti sähköpostitse, vaikkakin se tapahtuu usein sosiaalisten kontaktien kustannuksella. Meili on kuitenkin tehokas tapa säästää aikaa niin sisäisessä kuin ulkoisessakin viestinnässä, sillä puhelimessa harvoin voi käydä yhtä suoraan asiaan.

8. OTA OMA TEHOTUNTISI

Uskalla rohkeasti sulkea työhuoneesi ovi tai koodata puhelin pois päältä. Näin varmistat työrauhan.

Entä onko sinun mahdollista jäädä joku päivä kotiin tekemään etätyötä? Kannattaa neuvotella esimiehen tai työyhteisön sisällä siitä, miten ulkopuoliset häiriöt minimoidaan. Jos mahdollista, joka päivälle voi varata tunnin tai kaksi tehokasta aikaa, jota eivät muu saa luvatta keskeyttää. Tämän ajan voi työpaikalla ristiä vaikka tehotunniksi.

Työpaikan keskinäisten suhteiden vuoksi käytännön olisi oltava mahdollisimman monen ulottuvilla, jolloin sen teho ei käänny päinvastaiseksi.

9. KOKOA AIKAA PALASISTA

Usein ihmetellään, kuinka monet perheenäidit tai -isät ehtivät tehdä sitä ja tätä, vaikka pyörittävät siinä sivussa koko huushollia. Heidän salaisuutensa on hukka-ajan käyttö.

Kun lapsi nukkuu tai temmeltää 15 minuuttia kylpyammeessa, nämä ajankäytön mestarit ehtivät jo tehdä viisi riviä kesken jäänyttä graduaan. Se, että tarvitsisit tehtävillesi rajattoman määrän keskittymisaikaa ei useinkaan pidä paikkansa.

Ryhdy siis heti toimeen! Kuinka paljon ehditkään puolessa tunnissa? Aikaa voi koota myös palasista – aina yhtenäinen aika ei ole tehtävän suorittamisen kannalta tarpeen.

10. ÄLÄ TINGI PALAUTUMISESTA

Yöunista nipistäminen on kaikkea muuta kuin fiksu yritys saada lisää aikaan. Se kostautuu helposti tarkkaavaisuuden pettämisenä, alakuloisuutena ja yleisenä haluttomuutena. Sen sijaan pienet tauot tai jopa 20 minuutin nokoset työpaikalla (jos se vain on mahdollista) lisäävät tarmoa ja siten suorituskykyistä aikaa.

Vaikka listaan ei lisäisikään päivittäistä laiskottelua, se on yhtä tarpeellinen asia kuin ne lukemattomat tehtävät, jotka aiot päivän aikana suorittaa. Palautuminen on pitkällä tähtäimellä aina yhtä tärkeätä kuin ponnistelu itse. Näin on urheilusuorituksissa, ja näin on myös omassa ajankäytössä.

Asiantuntijana ajankäyttöön ja -suunnitteluun erikoistunut kouluttaja, KM Timo Lampikoski

Lue lisää:
Näin nitistät stressin

Vireyttä työpäivään